Révision des mandats non financés

Règles relatives aux conférences annuelles non financées

Révision de 2008

Considérant que : la Conférence annuelle est la plus haute autorité humaine au sein de l'Église des Frères, et

Considérant que : l’Église des Frères possède divers programmes et organes administratifs, et

Considérant que : les décisions relatives aux programmes prises par la Conférence annuelle devraient être systématiquement intégrées aux processus de programmation et de budget des différents organismes relevant de la Conférence annuelle, et

Considérant que : la gestion responsable des ressources données par Dieu est une valeur historique de l’Église des Frères,

Par conséquent , le Comité permanent demande à la Conférence annuelle d'adopter ce qui suit :

Chaque année, le Comité permanent examine tous les dossiers nouveaux et en suspens à présenter à la Conférence annuelle. Il évalue pour chaque dossier les incidences de nouveaux programmes ou autres obligations entraînant des coûts pour un ou plusieurs organismes, non prévus dans les budgets courants. Si le Comité permanent conclut à de telles incidences, il peut recommander à la Conférence annuelle de reporter d'un an la décision relative à ce dossier afin de réaliser une étude de faisabilité et d'évaluer les coûts potentiels pour l'organisme ou les organismes concernés, ainsi que toute autre incidence indirecte, comme la fermeture ou le remplacement d'un programme par un autre, nécessaire à la mise en œuvre du programme.
Que la préparation du présent rapport soit confiée au Comité d’étude de faisabilité du programme, composé de deux personnes membres du Comité permanent au moment de leur nomination et d’une personne représentant chacun des organismes, membre du personnel ou du conseil d’administration de son organisme respectif au moment de sa nomination.
Le comité sera constitué de la manière suivante :
1. Les représentants du Comité permanent seront choisis par ce dernier. L’expiration d’un mandat au sein du Comité permanent n’entraînera pas la cessation du mandat au sein du Comité de faisabilité du programme.
2. Les représentants des agences seront désignés par leurs agences respectives selon les procédures de leur choix.
3. Le mandat est d'une durée de quatre ans. Les mandats des membres du comité sont échelonnés afin d'assurer la continuité au sein de celui-ci.
Le comité d’étude de faisabilité du programme sera présidé par le représentant du comité permanent ayant la plus grande ancienneté au sein de ce comité.
Ce comité mènera une étude approfondie, incluant des consultations avec l'organisme ou les organismes concernés et des contacts avec le groupe ayant soulevé la question ou le point soulevé, afin d'obtenir des éclaircissements et d'engager un dialogue, et soumettra directement ce rapport à la Conférence annuelle qui a autorisé l'étude.
Lorsqu'un mandat non financé relatif à la programmation d'un organisme est présenté en séance plénière de la Conférence annuelle sans avoir suivi la procédure habituelle , la décision de la Conférence annuelle ne sera pas mise en œuvre tant que le Comité d'étude de faisabilité des programmes n'aura pas réalisé une étude de faisabilité et une analyse des coûts du programme proposé. Le Comité d'étude de faisabilité des programmes présentera les résultats de son étude à la Conférence annuelle suivante par l'intermédiaire du Comité permanent. Ce dernier examinera le point à l'ordre du jour et formulera une recommandation à la Conférence annuelle, notamment concernant la poursuite de l'étude de faisabilité du programme.
Exception : Lorsqu'une réponse immédiate est impérative, le Comité d'étude de faisabilité du programme, après avoir finalisé l'étude de faisabilité et les estimations de coûts, fera rapport aux responsables de la Conférence annuelle et aux responsables de l'organisme ou des organismes concernés. Après approbation de ces groupes, le programme sera mis en œuvre sans autre intervention de la Conférence annuelle. Un rapport sur les mesures prises dans ces circonstances sera présenté à la Conférence annuelle suivante par les responsables de la Conférence. Si les responsables et les organismes concernés ne parviennent pas à s'entendre sur la mise en œuvre du programme, le traitement de la question suivra la procédure appropriée décrite aux points 4 ou 5 ci-dessus.
Les dépenses du Comité de faisabilité du programme seront remboursées sur le budget de la conférence annuelle.

Décision du Comité permanent de 2007 : Le Comité permanent approuve la révision ci-dessus du processus des mandats non financés et recommande son approbation par la Conférence annuelle de 2008.

Décision de la Conférence annuelle de 2008 : La Conférence annuelle a adopté, par un vote des deux tiers, la révision du règlement concernant les mandats non financés de la Conférence annuelle.