Der Rat der Jahreskonferenz setzte sich bei einem Treffen vom 4,000. bis 2007. November in New Windsor, Md., ein Ziel von 28 Anmeldungen für die Jahreskonferenz 29 in Cleveland. Alle Mitglieder des Rates waren bei dem Treffen anwesend, einschließlich des Vorsitzenden und des ehemaligen Moderators der Jahreskonferenz Ronald Beachley, die derzeitige Moderatorin der Jahreskonferenz Belita Mitchell, der gewählte Moderator Jim Beckwith, die stellvertretende Exekutivministerin des Shenandoah-Distrikts Joan Daggett, der ehemalige Konferenzmoderator Jim Myer, der Exekutivdirektor der Konferenz Lerry Fogle und der Konferenzsekretär Fred Swartz.
Eine Registrierung von 4,000 ist die Anzahl der Registrierungen, die der Rat schätzt, um den Fonds der Jahreskonferenz wieder in die Gewinnzone zu bringen und das Budget für 2007 zu erfüllen, sagte Swartz in seinem Bericht über die Sitzung. Bei der Jahreskonferenz 2006 seien die Anmeldungen viel geringer gewesen als erwartet, berichtete Swartz, insbesondere was die Zahl der anwesenden Gemeindedelegierten betrifft. Dies führte zu einem leichten Defizit bei der Deckung der Kosten der Konferenz für 2006. Die erwarteten Kosten in Cleveland im nächsten Jahr erfordern ein noch größeres Budget für 2007.
In seiner Diskussion stellte der Rat fest, dass Cleveland ein attraktiver Ort für Familien ist. Mehrere Ratsmitglieder waren während einer Tour Anfang November von den Konferenzeinrichtungen der Stadt beeindruckt. Die Geschäftsagenda für 2007 wird auch mehrere interessante Themen zur Erwägung der Delegierten enthalten, was die Motivation für Gemeinden erhöht, Vertreter zu entsenden, berichtete Swartz.
Im Zusammenhang mit der Hoffnung, die Teilnehmerzahl zu erhöhen, genehmigte der Rat einen Vorschlag des Programm- und Organisationsausschusses, die Rotation der Jahreskonferenzorte zu ändern. Der neue Plan, der von der Konferenz genehmigt werden muss, sieht vor, dass die Konferenz vier Mal in einem 12-Jahres-Zyklus im Osten und im Mittleren Westen zusammentritt, anstatt der derzeitigen Rotation, die Standorte in diesen beiden Regionen nur dreimal pro Zyklus hat. In den anderen Jahren des Zyklus würde die Konferenz jeweils einmal im Nordwesten, in den Ebenen, im Südosten und im Südwesten abgehalten. Die neue Rotation würde es ermöglichen, die Jahreskonferenz am häufigsten in Gebieten mit der höchsten Konzentration von Mitgliedern der Church of the Brethren abzuhalten.
In anderen Angelegenheiten begann der Rat, sich mit anderen Budget- und Marketingfragen im Zusammenhang mit der Jahreskonferenz zu befassen, und plante, diese Diskussion beim nächsten Treffen der Gruppe im März fortzusetzen. Der Rat trägt die finanzielle Verantwortung für die Jahreskonferenz, wie von der Konferenz 2001 auf Empfehlung des Überprüfungs- und Bewertungsausschusses zugewiesen.
Der Rat genehmigte auch einen überarbeiteten Notfallwiederherstellungsplan für das Konferenzbüro, falls eine Naturkatastrophe oder andere Notfälle den Betrieb unterbrechen sollten, bekräftigte Richtlinien zu Anforderungen, die durch Anfragen erfüllt werden müssen (siehe Richtlinien unter www.brethren.org/ac), überprüfte das Budget und die Pläne des Komitees zum 300-jährigen Jubiläum, und erhielt Berichte, darunter Reflexionen von Moderator Mitchell, einen Bericht, dass der Umzug des Jahreskonferenzbüros nach New Windsor im Rahmen des Budgets durchgeführt wurde, und einen Bericht des Programm- und Organisationskomitees, in dem Ideen seines Task-Komitees zum Thema Marketing aufgeführt sind . Die Gruppe verschob die endgültige Arbeit an einer Überarbeitung eines Papiers zum Umgang mit stark kontroversen Themen, bis die Jahreskonferenz über ihren aktuellen Geschäftspunkt „Doing Church Business“ verfügt.