 |
Việc một tổ chức phi lợi nhuận như Brethren Benefit Trust (BBT) tuân thủ các quy định ngày càng gia tăng, bao gồm các luật gần đây hơn như HIPAA và HITECH nhằm bảo vệ thông tin sức khỏe cá nhân và Đạo luật Bảo vệ Hưu trí năm 2006 có ý nghĩa gì đối với một tổ chức phi lợi nhuận như Brethren Benefit Trust (BBT)? Chúng tôi đang tìm hiểu.
Mùa thu năm ngoái, BBT đã thuê một công ty tư vấn chuyên giúp các tổ chức đánh giá nhu cầu tuân thủ và rủi ro. BBT có nhiều nhiệm vụ tuân thủ được quy định bởi luật pháp tiểu bang và liên bang. Tất cả nhân viên BBT đã gặp gỡ các đại diện của công ty tư vấn trong khoảng thời gian hai ngày khi họ biết về dữ liệu được quản lý thông qua Brethren Pension Plan, Brethren Foundation, Brethren Insurance Services và với tư cách là nhân viên của Church of the Brethren Credit Union.
Kể từ đó, các nhân viên cấp cao của BBT đã gặp chuyên gia tư vấn chính trong một vài cuộc họp nữa để đánh giá các mối đe dọa và kết quả có thể xảy ra. Điều này dẫn đến việc tổ chức tạo ra một số chính sách và thủ tục nhằm làm cho BBT hoàn toàn tuân thủ luật pháp hiện hành và các tiêu chuẩn kinh doanh hàng đầu.
Một ví dụ là nhu cầu đảm bảo rằng thông tin bí mật không bị bỏ mặc trên màn hình máy tính, máy fax, máy in hoặc trong tủ tài liệu mà nhân viên từ các bộ phận khác hoặc những người khác ngoài nhân viên BBT có thể truy cập được. Không gian văn phòng của BBT được bố trí bên trong Văn phòng Tổng quát của Church of the Brethren ở Elgin, Ill., Vào thời điểm mà các quy định về quyền riêng tư chưa nghiêm ngặt. Bây giờ các quy định này chặt chẽ và chỉ đạo hơn rất nhiều, BBT phải đánh giá làm thế nào tốt nhất để đáp ứng các hướng dẫn của ngày hôm nay.
Nhân viên BBT đã xác định các rủi ro và đang trong quá trình soạn thảo các chính sách và thủ tục mới, đồng thời dự đoán nhu cầu thực hiện các thay đổi về cách xử lý dữ liệu và các thay đổi đối với khả năng tiếp cận không gian văn phòng. Trên thực tế, những thay đổi đã bắt đầu – e-mail bí mật được mã hóa, cũng như dữ liệu trên máy tính xách tay và thẻ nhớ; fax đang trở nên tách biệt theo bộ phận; cửa chu vi bị khóa; và máy quay video được thiết lập tại các khu vực quan trọng.
Với các vấn đề về tuân thủ đang lan rộng trong công việc, BBT đang ở thời điểm cần một người điều phối các sáng kiến tuân thủ. Do đó, vào cuối tháng XNUMX, việc tạo ra một vị trí mới đã được công bố – một giám đốc điều hành và tuân thủ.
Tại sao lại kết hợp vị trí tuân thủ với vị trí giám đốc điều hành? Trong hai năm rưỡi qua, BBT đã làm việc chăm chỉ để cải thiện dịch vụ khách hàng và cung cấp sản phẩm cũng như củng cố các mối quan hệ, đồng thời ứng phó với khủng hoảng kinh tế và sự phục hồi sau đó. Tất cả những nhiệm vụ này là ngắn hạn và phản ứng hơn. Bây giờ là lúc chuyển kế hoạch của chúng ta từ trước mắt sang tương lai. Lập kế hoạch và tư duy chiến lược, xem xét các chính sách và thủ tục cũng như đánh giá tất cả các vị trí của BBT là phù hợp.
Là một phần của việc củng cố và phát triển các mục vụ của BBT, chúng tôi đang tham gia vào một số hoạt động đặc biệt khác. Việc tìm kiếm một giám đốc tài chính thường trực sẽ sớm bắt đầu. Một vị trí quản lý cấp trung trong bộ phận tài chính đã được tuyển dụng và một bộ phận trợ giúp / lập trình viên cho bộ phận Công nghệ thông tin đang được tìm kiếm. Lực lượng Đặc nhiệm Kế hoạch Hưu trí Anh em cũng đã họp vào ngày 25 tháng Hai tại Mechanicsburg, Pa., để xem xét các cách củng cố kế hoạch trong nhiều thập kỷ tới. Cổng thông tin trực tuyến dành cho Brethren Foundation tiếp tục thử nghiệm bản beta trước khi được tung ra cho tất cả các khách hàng của Foundation.
Trong số những sáng kiến mới và đặc biệt này, nhân viên BBT tiếp tục hỗ trợ các thành viên, khách hàng và toàn bộ giáo phái Church of the Brethren. Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi cơ hội để tiếp tục phục vụ bạn.
— Nevin Dulabaum là chủ tịch của Brethren Benefit Trust.
Truy cập www.brethren.org/Newsline đăng ký dịch vụ tin tức e-mail miễn phí của Church of the Brethren Newsline và nhận tin tức về nhà thờ mỗi tuần.