 |
Was bedeutet es für eine gemeinnützige Organisation wie Brethren Benefit Trust (BBT) in der heutigen Zeit strengerer Vorschriften, einschließlich neuerer Gesetze wie HIPAA und HITECH, die persönliche Gesundheitsinformationen schützen, und des Pension Protection Act von 2006, konform zu sein? Wir finden es heraus.
Im vergangenen Herbst beauftragte BBT ein Beratungsunternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen bei der Bewertung von Compliance-Anforderungen und -Risiken zu unterstützen. BBT hat zahlreiche Compliance-Mandate, die durch Landes- und Bundesgesetze geregelt sind. Alle BBT-Mitarbeiter trafen sich zwei Tage lang mit Vertretern des Beratungsunternehmens, um mehr über die Daten zu erfahren, die durch den Brethren Pension Plan, die Brethren Foundation, Brethren Insurance Services und als Mitarbeiter der Church of the Brethren Credit Union verwaltet werden.
Leitende BBT-Mitarbeiter haben sich seitdem mit dem leitenden Berater zu einigen weiteren Treffen getroffen, um Bedrohungen und mögliche Ergebnisse zu bewerten. Dies veranlasst die Organisation, eine Reihe von Richtlinien und Verfahren zu erstellen, die dafür sorgen sollen, dass BBT vollständig mit den geltenden Gesetzen und den höchsten Geschäftsstandards konform geht.
Ein Beispiel ist die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht unbeaufsichtigt auf Computerbildschirmen, Faxgeräten, Druckern oder in Aktenschränken liegen bleiben, die Mitarbeitern anderer Abteilungen oder anderen als den BBT-Mitarbeitern zugänglich sind. Die Büroräume von BBT wurden in den Generalbüros der Church of the Brethren in Elgin, Illinois, eingerichtet, zu einer Zeit, als die Datenschutzbestimmungen nicht so streng waren. Jetzt, da diese Vorschriften so viel strenger und richtungsweisender sind, muss BBT prüfen, wie die heutigen Richtlinien am besten erfüllt werden können.
Die Mitarbeiter von BBT haben Risiken identifiziert und sind dabei, Entwürfe für neue Richtlinien und Verfahren zu schreiben, und gehen davon aus, dass Änderungen im Umgang mit Daten und Änderungen in der Zugänglichkeit von Büroräumen vorgenommen werden müssen. In Wahrheit haben die Veränderungen bereits begonnen – vertrauliche E-Mails werden verschlüsselt, ebenso wie Daten auf Laptops und Speichersticks; Faxe werden nach Abteilungen getrennt; Außentüren sind verschlossen; und Videokameras werden in Schlüsselbereichen aufgestellt.
Da Compliance-Probleme die Arbeit durchdringen, ist BBT an dem Punkt, an dem ein Koordinator für Compliance-Initiativen benötigt wird. So wurde Ende Januar die Schaffung einer neuen Position angekündigt – eines Chief Operating and Compliance Officer.
Warum die Kombination einer Compliance-Position mit der eines Chief Operating Officer-Portfolios? In den letzten zweieinhalb Jahren hat BBT hart daran gearbeitet, den Kundenservice und die Produktangebote zu verbessern und die Beziehungen zu stärken, während es gleichzeitig auf eine Wirtschaftskrise und die anschließende Erholung reagiert hat. All diese Aufgaben waren eher kurzfristig und reaktiv. Es ist jetzt an der Zeit, unsere Planung von der unmittelbaren in die Zukunft zu verschieben. Strategisches Planen und Denken, eine Überprüfung der Richtlinien und Verfahren und eine Bewertung aller Positionen von BBT sind angebracht.
Als Teil der Stärkung und des Ausbaus der Dienste von BBT engagieren wir uns in mehreren anderen speziellen Aktivitäten. Die Suche nach einem dauerhaften Finanzvorstand wird in Kürze beginnen. In der Finanzabteilung wurde eine Managerposition auf mittlerer Ebene besetzt, und für die Abteilung Informationstechnologie wird ein Helpdesk/Programmierer gesucht. Die Brethren Pension Plan Task Force traf sich ebenfalls am 25. Februar in Mechanicsburg, Pennsylvania, um Möglichkeiten zur Stärkung des Plans für die kommenden Jahrzehnte zu erörtern. Das Online-Portal für die Brethren Foundation setzt seine Beta-Tests fort, bevor es für alle Foundation-Kunden gestartet wird.
Unter diesen neuen und besonderen Initiativen unterstützt das BBT-Personal weiterhin Mitglieder, Kunden und die gesamte Denomination der Church of the Brethren. Vielen Dank für die Gelegenheit für uns, weiterhin in Ihren Diensten zu stehen.
— Nevin Dulabaum ist Präsident des Brethren Benefit Trust.
Gehen Sie zu www.brethren.org/Newsline abonnieren Sie den kostenlosen E-Mail-Nachrichtendienst Church of the Brethren Newsline und erhalten Sie alle zwei Wochen Kirchennachrichten.