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在監管不斷加強的今天，包括保護個人健康信息的 HIPAA 和 HITECH 等最新法律以及 2006 年《養老金保護法》，對於像 Brethren Benefit Trust (BBT) 這樣的非營利組織來說，遵守法規意味著什麼？ 我們正在尋找答案。
去年秋天，BBT 聘請了一家諮詢公司，專門幫助組織評估合規性需求和風險。 BBT 擁有眾多受州和聯邦法律監管的合規要求。 所有 BBT 員工在兩天的時間裡會見了諮詢公司的代表，了解了通過兄弟會養老金計劃、兄弟會基金會、兄弟會保險服務公司以及兄弟會信用社教會的工作人員管理的數據。
此後，BBT 高級工作人員與首席顧問又舉行了幾次會議，以評估威脅和可能的結果。 這促使該組織製定了一系列政策和程序，旨在使 BBT 完全遵守適用法律和最高業務標準。
一個例子是需要確保機密信息不會在計算機屏幕、傳真機、打印機或文件櫃中無人看管，而其他部門的工作人員或除 BBT 工作人員之外的其他人都可以訪問這些信息。 BBT 的辦公空間配置在伊利諾伊州埃爾金市弟兄會總辦公室內，當時隱私法規還沒有那麼嚴格。 既然這些法規更加嚴格且更具指導性，BBT 必須評估如何最好地滿足當今的指導方針。
BBT 工作人員已識別出風險，正在編寫新政策和程序的草案，並預計需要改變數據處理方式以及辦公空間的可達性。 事實上，變化已經開始——機密電子郵件被加密，筆記本電腦和記憶棒上的數據也是如此； 傳真正在按部門分開； 外圍門已鎖上； 並在重點區域設置攝像機。
隨著合規問題滲透到工作中，BBT 正需要一名合規計劃協調員。 因此，一月下旬宣佈設立一個新職位——首席運營和合規官。
為什麼將合規職位與首席運營官職位結合起來？ 在過去的兩年半中，BBT 努力改善客戶服務和產品供應並加強關係，同時應對經濟危機和隨後的複蘇。 所有這些任務都更加短期和被動。 現在是時候將我們的計劃從當前的計劃轉向未來的計劃了。 戰略規劃和思考、政策和程序審查以及對 BBT 所有立場的評估都已有序進行。
作為加強和發展 BBT 事工的一部分，我們還參與了其他幾項特別活動。 尋找永久首席財務官的工作很快就會開始。 財務部門的中層經理職位已經填補，並且正在為信息技術部門尋找幫助台/程序員。 弟兄養老金計劃工作組還於 25 月 XNUMX 日在賓夕法尼亞州梅卡尼克斯堡舉行會議，考慮如何在未來幾十年加強該計劃。 弟兄基金會的在線門戶網站在向所有基金會客戶推出之前繼續進行 Beta 測試。
在這些新的和特別的舉措中，BBT 工作人員繼續支持會員、客戶和整個兄弟會教派。 感謝您給我們機會繼續為您服務。
— 內文·杜拉鮑姆 (Nevin Dulabaum) 是弟兄福利信託基金 (Brethren Benefit Trust) 的總裁。
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