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O que significa para uma organização sem fins lucrativos como a Brethren Benefit Trust (BBT) estar em conformidade neste dia de aumento de regulamentações, incluindo leis mais recentes como HIPAA e HITECH que protegem informações pessoais de saúde e a Lei de Proteção de Pensões de 2006? Estamos descobrindo.
No outono passado, a BBT contratou uma empresa de consultoria especializada em ajudar as organizações a avaliar as necessidades e os riscos de conformidade. A BBT tem vários mandatos de conformidade que são regulamentados por leis estaduais e federais. Todos os funcionários da BBT se reuniram com representantes da empresa de consultoria durante um período de dois dias, enquanto tomavam conhecimento dos dados gerenciados por meio do Brethren Pension Plan, da Brethren Foundation, dos Brethren Insurance Services e como funcionários da Church of the Brethren Credit Union.
Desde então, os membros seniores da equipe da BBT se reuniram com o consultor líder para mais algumas reuniões para avaliar as ameaças e os possíveis resultados. Isso está levando a organização a criar uma série de políticas e procedimentos destinados a tornar a BBT totalmente compatível com as leis aplicáveis e com os mais altos padrões de negócios.
Um exemplo é a necessidade de garantir que as informações confidenciais não sejam deixadas sem vigilância em telas de computador, aparelhos de fax, impressoras ou em arquivos acessíveis a funcionários de outros departamentos ou outros além da equipe do BBT. O espaço do escritório da BBT foi configurado dentro dos Escritórios Gerais da Igreja dos Irmãos em Elgin, Illinois, em uma época em que os regulamentos de privacidade não eram tão rigorosos. Agora que essas regulamentações são muito mais rígidas e diretivas, a BBT deve avaliar a melhor forma de atender às diretrizes de hoje.
A equipe do BBT identificou riscos e está em processo de redação de rascunhos de novas políticas e procedimentos, e antecipa a necessidade de fazer alterações na forma como os dados são tratados e alterações na acessibilidade do espaço do escritório. Na verdade, as mudanças já começaram – e-mails confidenciais são criptografados, assim como dados em laptops e cartões de memória; os faxes estão sendo segregados por departamento; as portas do perímetro estão trancadas; e câmeras de vídeo são instaladas em áreas-chave.
Com questões de compliance permeando o trabalho, o BBT está a ponto de precisar de um coordenador de iniciativas de compliance. Assim, no final de janeiro foi anunciada a criação de um novo cargo – diretor de operações e compliance.
Por que a combinação de uma posição de compliance com a de uma carteira de diretor de operações? Nos últimos dois anos e meio, a BBT trabalhou arduamente para melhorar o atendimento ao cliente e as ofertas de produtos e fortalecer os relacionamentos, ao mesmo tempo em que respondeu a uma crise econômica e à recuperação subsequente. Todas essas tarefas eram mais de curto prazo e reativas. Agora é hora de mudar nosso planejamento do imediato para o futuro. Planejamento estratégico e pensamento, uma revisão de políticas e procedimentos e uma avaliação de todas as posições do BBT estão em ordem.
Como parte do fortalecimento e crescimento dos ministérios da BBT, estamos engajados em várias outras atividades especiais. A busca por um diretor financeiro permanente começará em breve. Um cargo de gerente de nível médio no departamento financeiro foi preenchido e um help desk/programador para o departamento de Tecnologia da Informação está sendo procurado. A Força Tarefa do Plano de Pensões dos Irmãos também se reuniu em 25 de fevereiro em Mechanicsburg, Pensilvânia, para considerar maneiras de fortalecer o plano nas próximas décadas. O portal online da Fundação Brethren continua seu teste beta antes de ser lançado para todos os clientes da Fundação.
Entre essas iniciativas novas e especiais, a equipe da BBT continua apoiando membros, clientes e toda a denominação da Igreja dos Irmãos. Obrigado pela oportunidade de continuarmos ao seu serviço.
— Nevin Dulabaum é presidente da Brethren Benefit Trust.
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