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O que significa para uma organização sem fins lucrativos como a Brethren Benefit Trust (BBT) estar em conformidade com as regulamentações vigentes hoje em dia, incluindo leis mais recentes como a HIPAA e a HITECH, que protegem informações pessoais de saúde, e a Lei de Proteção de Pensões de 2006? Estamos descobrindo.
No outono passado, a BBT contratou uma empresa de consultoria especializada em auxiliar organizações na avaliação de suas necessidades e riscos de conformidade. A BBT possui inúmeras obrigações de conformidade regulamentadas por leis estaduais e federais. Todos os funcionários da BBT se reuniram com representantes da consultoria durante dois dias para conhecer os dados gerenciados pelo Plano de Pensão dos Irmãos, pela Fundação dos Irmãos, pelos Serviços de Seguros dos Irmãos e pela Cooperativa de Crédito da Igreja dos Irmãos.
Desde então, membros seniores da equipe da BBT se reuniram com o consultor principal para algumas outras reuniões a fim de avaliar ameaças e possíveis consequências. Isso está levando a organização a criar uma série de políticas e procedimentos destinados a tornar a BBT totalmente compatível com as leis aplicáveis e com os mais altos padrões de negócios.
Um exemplo disso é a necessidade de garantir que informações confidenciais não sejam deixadas sem supervisão em telas de computador, máquinas de fax, impressoras ou em arquivos acessíveis a funcionários de outros departamentos ou a pessoas fora da equipe da BBT. O espaço de escritório da BBT foi configurado dentro da sede da Igreja dos Irmãos em Elgin, Illinois, numa época em que as normas de privacidade não eram tão rigorosas. Agora que essas normas são muito mais rígidas e diretivas, a BBT precisa avaliar a melhor forma de atender às diretrizes atuais.
A equipe da BBT identificou riscos e está elaborando versões preliminares de novas políticas e procedimentos, prevendo a necessidade de mudanças no tratamento de dados e na acessibilidade do espaço físico. Na verdade, as mudanças já começaram: e-mails confidenciais são criptografados, assim como dados em laptops e pen drives; os faxes estão sendo segregados por departamento; as portas do perímetro são trancadas; e câmeras de vídeo foram instaladas em pontos estratégicos.
Com as questões de conformidade permeando o trabalho, a BBT chegou ao ponto de precisar de um coordenador para as iniciativas de conformidade. Assim, no final de janeiro, foi anunciada a criação de um novo cargo: diretor de operações e conformidade.
Por que a combinação de um cargo de compliance com o de diretor de operações? Nos últimos dois anos e meio, a BBT trabalhou arduamente para aprimorar o atendimento ao cliente e a oferta de produtos, além de fortalecer relacionamentos, respondendo também à crise econômica e à subsequente recuperação. Todas essas tarefas foram de curto prazo e reativas. Agora é hora de direcionar nosso planejamento do imediato para o futuro. Planejamento e pensamento estratégico, revisão de políticas e procedimentos e avaliação de todas as funções da BBT são imprescindíveis.
Como parte do fortalecimento e crescimento dos ministérios da BBT, estamos envolvidos em diversas outras atividades especiais. A busca por um diretor financeiro permanente começará em breve. Uma vaga de gerente de nível intermediário no departamento financeiro foi preenchida e estamos procurando um profissional para suporte técnico/programador para o departamento de Tecnologia da Informação. O Grupo de Trabalho do Plano de Pensão dos Irmãos também se reuniu em 25 de fevereiro em Mechanicsburg, Pensilvânia, para considerar maneiras de fortalecer o plano para as próximas décadas. O portal online da Fundação Irmãos continua em fase de testes beta antes de ser lançado para todos os clientes da Fundação.
Entre essas novas e especiais iniciativas, a equipe da BBT continua a apoiar os membros, clientes e toda a denominação da Igreja dos Irmãos. Agradecemos a oportunidade de continuarmos a servi-los.
— Nevin Dulabaum é presidente do Brethren Benefit Trust.
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