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Que signifie pour une organisation à but non lucratif comme Brethren Benefit Trust (BBT) d'être en conformité avec la réglementation actuelle, notamment les lois plus récentes comme HIPAA et HITECH qui protègent les informations de santé personnelles, et la loi de 2006 sur la protection des pensions ? Nous sommes en train de le découvrir.
L'automne dernier, BBT a fait appel à une société de conseil spécialisée dans l'évaluation des besoins et des risques en matière de conformité. BBT est soumise à de nombreuses obligations de conformité régies par les lois fédérales et étatiques. L'ensemble du personnel de BBT a rencontré des représentants de cette société de conseil pendant deux jours afin de se familiariser avec les données gérées par le biais du régime de retraite des Frères, de la Fondation des Frères, des Services d'assurance des Frères et de la Caisse de crédit de l'Église des Frères.
Depuis, les cadres supérieurs de BBT ont rencontré le consultant principal à plusieurs reprises afin d'évaluer les menaces et les conséquences possibles. L'entreprise élabore ainsi un certain nombre de politiques et de procédures visant à garantir sa pleine conformité avec les lois applicables et les normes commerciales les plus exigeantes.
À titre d'exemple, il est impératif de veiller à ce que les informations confidentielles ne soient pas laissées sans surveillance sur des écrans d'ordinateur, des télécopieurs, des imprimantes ou dans des classeurs accessibles au personnel d'autres services ou à des personnes extérieures à l'équipe de BBT. Les bureaux de BBT ont été aménagés au sein des bureaux généraux de l'Église des Frères à Elgin, dans l'Illinois, à une époque où la réglementation en matière de confidentialité était moins stricte. Désormais, cette réglementation étant beaucoup plus rigoureuse et contraignante, BBT doit évaluer la meilleure façon de se conformer aux directives actuelles.
L'équipe de BBT a identifié les risques et travaille actuellement à la rédaction de nouvelles politiques et procédures. Elle prévoit également de modifier la gestion des données et l'accessibilité des espaces de bureaux. En réalité, les changements sont déjà en cours : les courriels confidentiels sont cryptés, de même que les données sur les ordinateurs portables et les clés USB ; les télécopies sont désormais triées par service ; les portes périmétriques sont verrouillées ; et des caméras de surveillance ont été installées dans les zones stratégiques.
Face à des problèmes de conformité qui gangrènent ses activités, BBT se retrouve dans l'obligation de nommer un coordinateur des initiatives de conformité. C'est pourquoi, fin janvier, la création d'un nouveau poste a été annoncée : celui de directeur des opérations et de la conformité.
Pourquoi associer un poste de responsable de la conformité à celui de directeur des opérations ? Ces deux dernières années et demie, BBT s’est efforcée d’améliorer son service client et son offre de produits, de renforcer ses relations, tout en gérant la crise économique et la reprise qui a suivi. Toutes ces actions étaient principalement réactives et à court terme. Il est temps désormais d’orienter notre planification vers l’avenir. Une réflexion stratégique, une révision des politiques et procédures, ainsi qu’une évaluation de tous les postes chez BBT s’imposent.
Dans le cadre du renforcement et du développement des ministères de BBT, nous menons plusieurs autres activités spécifiques. Le recrutement d'un directeur financier permanent débutera prochainement. Un poste de cadre intermédiaire au sein du département des finances a été pourvu, et nous recherchons un technicien d'assistance/programmeur pour le département des technologies de l'information. Le groupe de travail sur le régime de retraite des Frères s'est également réuni le 25 février à Mechanicsburg, en Pennsylvanie, afin d'étudier les moyens de consolider le régime pour les décennies à venir. Le portail en ligne de la Fondation des Frères poursuit sa phase de test bêta avant son lancement auprès de tous les bénéficiaires de la Fondation.
Parmi ces nouvelles initiatives, l'équipe de BBT continue d'apporter son soutien aux membres, aux clients et à l'ensemble de l'Église des Frères. Nous vous remercions de nous donner l'occasion de poursuivre notre mission à votre service.
— Nevin Dulabaum est président de Brethren Benefit Trust.
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