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Qu'est-ce que cela signifie pour une organisation à but non lucratif comme Brethren Benefit Trust (BBT) d'être conforme en cette journée de réglementation accrue, y compris des lois plus récentes comme HIPAA et HITECH qui protègent les informations personnelles sur la santé, et la Pension Protection Act de 2006 ? Nous découvrons.
L'automne dernier, BBT a embauché une société de conseil spécialisée dans l'aide aux organisations pour évaluer les besoins et les risques en matière de conformité. BBT a de nombreux mandats de conformité qui sont réglementés par les lois étatiques et fédérales. Tout le personnel de BBT a rencontré des représentants de la société de conseil pendant deux jours pour découvrir les données gérées par le Brethren Pension Plan, la Brethren Foundation, les Brethren Insurance Services et en tant que personnel de la Church of the Brethren Credit Union.
Les cadres supérieurs du personnel de BBT ont depuis rencontré le consultant principal pour quelques réunions supplémentaires afin d'évaluer les menaces et les résultats possibles. Cela conduit l'organisation à créer un certain nombre de politiques et de procédures destinées à rendre BBT entièrement conforme aux lois applicables et aux normes commerciales les plus élevées.
Un exemple est la nécessité de s'assurer que les informations confidentielles ne sont pas laissées sans surveillance sur les écrans d'ordinateur, les télécopieurs, les imprimantes ou dans les classeurs accessibles au personnel d'autres départements ou à d'autres au-delà du personnel de BBT. L'espace de bureau de BBT a été configuré dans les bureaux généraux de l'Église des Frères à Elgin, Illinois, à une époque où les réglementations en matière de confidentialité n'étaient pas aussi strictes. Maintenant que ces réglementations sont tellement plus strictes et directives, BBT doit évaluer la meilleure façon de respecter les directives d'aujourd'hui.
Le personnel de BBT a identifié les risques et est en train de rédiger des ébauches de nouvelles politiques et procédures, et anticipe la nécessité d'apporter des changements dans la façon dont les données sont traitées et des changements dans l'accessibilité des espaces de bureau. En vérité, les changements ont déjà commencé : les e-mails confidentiels sont cryptés, tout comme les données sur les ordinateurs portables et les clés USB ; les télécopies sont de plus en plus séparées par service ; les portes du périmètre sont verrouillées ; et des caméras vidéo sont installées dans les zones clés.
Avec les problèmes de conformité qui imprègnent le travail, BBT est sur le point d'avoir besoin d'un coordinateur des initiatives de conformité. Ainsi, fin janvier, la création d'un nouveau poste a été annoncée - un directeur de l'exploitation et de la conformité.
Pourquoi combiner un poste de conformité avec celui de directeur général délégué ? Au cours des deux dernières années et demie, BBT a travaillé dur pour améliorer le service à la clientèle et les offres de produits et pour renforcer les relations, tout en répondant à une crise économique et à la reprise qui a suivi. Toutes ces tâches étaient plus à court terme et réactives. Il est maintenant temps de déplacer notre planification de l'immédiat vers l'avenir. Une planification et une réflexion stratégiques, un examen des politiques et des procédures et une évaluation de tous les postes de BBT sont de rigueur.
Dans le cadre du renforcement et de la croissance des ministères de BBT, nous sommes engagés dans plusieurs autres activités spéciales. La recherche d'un directeur financier permanent va bientôt commencer. Un poste de gestionnaire de niveau intermédiaire au sein du service des finances a été pourvu, et un service d'assistance/programmeur pour le service des technologies de l'information est recherché. Le groupe de travail sur le régime de retraite des frères s'est également réuni le 25 février à Mechanicsburg, en Pennsylvanie, pour examiner les moyens de renforcer le régime pour les décennies à venir. Le portail en ligne de la Brethren Foundation poursuit ses tests bêta avant d'être lancé pour tous les clients de la Fondation.
Parmi ces initiatives nouvelles et spéciales, le personnel de BBT continue de soutenir les membres, les clients et l'ensemble de la dénomination de l'Église des Frères. Merci de nous donner l'opportunité de continuer à être à votre service.
— Nevin Dulabaum est président de Brethren Benefit Trust.
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