Valeur archivistique
La valeur archivistique désigne l'importance des documents susceptibles d'être conservés à long terme et utilisés à des fins historiques, juridiques, culturelles ou de recherche. Ces documents apportent souvent aux chercheurs, aux universitaires et à la communauté des informations, des preuves ou une documentation précieuses pour la compréhension de l'histoire et de l'évolution d'un groupe.
Mes documents ont-ils leur place dans les archives ?
Ces objets sont-ils liés à l'Église des Frères et pertinents pour sa mission ?
Ces objets sont-ils uniques et présentent-ils une valeur administrative, historique et de recherche ?
Un chercheur pourrait-il rechercher ces matériaux dans 20, 50 ou 100 ans ?
Matériaux généralement acceptés
- Procès-verbaux, statuts et règlements, correspondance, déclarations de politique générale, rapports et documents de planification
- Histoires régionales, congrégationnelles, des bâtiments et des cimetières
- Documents publiés susceptibles d'être fréquemment utilisés comme références
- Documents qui témoignent d'opinions théologiques marquantes, cas présentant un intérêt intrinsèque majeur pour la gouvernance ecclésiastique et changements significatifs dans la vie d'une congrégation
- Documents relatifs à des personnes ou des événements importants, tels que des reportages, des albums de souvenirs, des journaux intimes, des témoignages oraux
- Documents personnels de figures clés des Frères, témoignant de leurs recherches universitaires, publications, sermons, discours, compositions de chants et activités créatives liées à l'Église des Frères
- Informations biographiques telles que profils, nécrologies, photographies professionnelles
Matériaux généralement non acceptés
- Correspondance courante présentant un intérêt temporaire ou de faible valeur pour la recherche (distribution massive de prospectus lors des repas-partagés hebdomadaires de l'église)
- Les documents commerciaux externes tels que les travaux d'étudiants, les messages téléphoniques ou les invitations à des événements interreligieux réguliers (sauf s'ils acquièrent une importance historique)
- Documents personnels sans lien avec les intérêts et activités de l'Église des Frères
- Matériel non identifié (diapositives, disques, bandes, papier à en-tête vierge)
Préparation des documents pour les archives
Souhaitez-vous que vos documents soient exposés dans un espace très visible ou qu'ils soient conservés et stockés pour une utilisation ultérieure ?
Veuillez contacter la BHLA pour discuter de vos objectifs de stockage avant d'envoyer vos objets. Vous économiserez ainsi beaucoup de temps et de frais d'expédition en vérifiant rapidement si la BHLA possède déjà des objets similaires et si d'autres solutions de transport sont possibles. Nous n'acceptons pas les objets qui ne font pas partie de nos collections. Nous souhaitons néanmoins que vos objets soient conservés et mis en valeur au mieux.
Veuillez étiqueter les diapositives, photographies et documents avec le maximum d'informations possible. L'identification précise d'un document est optimale lorsqu'il est documenté à sa source. La méthode « Qui, Quoi, Quand, Où » est la plus appropriée : « Repas d'amour, Jeudi saint 1929, ferme de Joe Smith, 123 rue Elm, Muncie, Indiana ». Même une simple étiquette indiquant qu'une enveloppe de photos appartient à un théologien des Frères et qu'elles ont été prises dans une large période (par exemple, entre les années 1970 et 1990) peut s'avérer utile en l'absence d'autres informations d'identification. Les images non étiquetées, en particulier, présentent peu d'intérêt pour la recherche, car elles ne peuvent être ni indexées ni cataloguées, et ni les archivistes actuels ni les chercheurs futurs ne sont en mesure d'identifier les sujets à vue. Contactez la BHLA pour obtenir de l'aide.
Veuillez convertir, lorsque cela est possible, les éléments se présentant sous des formats technologiques obsolètes tels que les disquettes et les cassettes audio en formats plus actuels et stables tels que les fichiers numériques.