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¿Qué significa para una organización sin fines de lucro como Brethren Benefit Trust (BBT) cumplir con las regulaciones actuales, incluyendo leyes más recientes como HIPAA y HITECH, que protegen la información médica personal, y la Ley de Protección de Pensiones de 2006? Lo estamos descubriendo.
El otoño pasado, BBT contrató a una consultora especializada en ayudar a las organizaciones a evaluar las necesidades y los riesgos de cumplimiento normativo. BBT cuenta con numerosos mandatos de cumplimiento normativo regulados por leyes estatales y federales. Todo el personal de BBT se reunió con representantes de la consultora durante dos días para conocer los datos gestionados a través del Plan de Pensiones de los Hermanos, la Fundación de los Hermanos, los Servicios de Seguros de los Hermanos y como personal de la Cooperativa de Crédito de la Iglesia de los Hermanos.
Desde entonces, el personal directivo de BBT se ha reunido con el consultor principal para evaluar las amenazas y los posibles resultados. Esto ha llevado a la organización a crear diversas políticas y procedimientos para que BBT cumpla plenamente con la legislación aplicable y los más altos estándares de calidad.
Un ejemplo es la necesidad de garantizar que la información confidencial no quede desatendida en pantallas de ordenador, faxes, impresoras o archivadores accesibles al personal de otros departamentos o a personas ajenas al BBT. Las oficinas del BBT se ubicaron dentro de las Oficinas Generales de la Iglesia de los Hermanos en Elgin, Illinois, en una época en que las normas de privacidad no eran tan estrictas. Ahora que estas normas son mucho más estrictas y directivas, el BBT debe evaluar la mejor manera de cumplir con las directrices actuales.
El personal de BBT ha identificado los riesgos y está redactando borradores de nuevas políticas y procedimientos, y prevé la necesidad de implementar cambios en la gestión de datos y en la accesibilidad del espacio de oficina. De hecho, los cambios ya han comenzado: el correo electrónico confidencial está cifrado, al igual que los datos en computadoras portátiles y memorias USB; los faxes se están separando por departamento; las puertas perimetrales están cerradas; y se han instalado cámaras de video en áreas clave.
Ante la creciente preocupación por los problemas de cumplimiento, BBT se encuentra en una situación crítica al necesitar un coordinador de iniciativas de cumplimiento. Por ello, a finales de enero se anunció la creación de un nuevo puesto: director de operaciones y cumplimiento.
¿Por qué combinar un puesto de cumplimiento normativo con el de director de operaciones? Durante los últimos dos años y medio, BBT se ha esforzado por mejorar el servicio al cliente y la oferta de productos, así como por fortalecer las relaciones, a la vez que respondía a la crisis económica y a la posterior recuperación. Todas estas tareas fueron más bien a corto plazo y reactivas. Ahora es el momento de trasladar nuestra planificación del inmediato al futuro. Es necesario una planificación y un análisis estratégicos, una revisión de las políticas y los procedimientos, y una evaluación de todos los puestos de BBT.
Como parte del fortalecimiento y crecimiento de los ministerios de BBT, estamos participando en varias otras actividades especiales. Próximamente comenzará la búsqueda de un director financiero permanente. Se ha cubierto un puesto de gerente de nivel medio en el departamento de finanzas, y se busca un asistente/programador para el departamento de Tecnología de la Información. El Grupo de Trabajo del Plan de Pensiones de los Hermanos también se reunió el 25 de febrero en Mechanicsburg, Pensilvania, para considerar maneras de fortalecer el plan para las próximas décadas. El portal en línea de la Fundación de los Hermanos continúa su fase beta antes de su lanzamiento para todos los clientes de la Fundación.
Entre estas nuevas y especiales iniciativas, el personal de BBT continúa apoyando a los miembros, clientes y a toda la denominación de la Iglesia de los Hermanos. Gracias por la oportunidad de seguir a su servicio.
— Nevin Dulabaum es presidente de Brethren Benefit Trust.
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