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¿Qué significa para una organización sin fines de lucro como Brethren Benefit Trust (BBT) cumplir en estos días con más regulaciones, incluidas leyes más recientes como HIPAA y HITECH que protegen la información de salud personal y la Ley de Protección de Pensiones de 2006? Estamos averiguando.
El otoño pasado, BBT contrató a una empresa de consultoría que se especializa en ayudar a las organizaciones a evaluar las necesidades y los riesgos de cumplimiento. BBT tiene numerosos mandatos de cumplimiento que están regulados por leyes estatales y federales. Todo el personal de BBT se reunió con representantes de la firma consultora durante un período de dos días mientras se enteraban de los datos administrados a través del Plan de Pensiones de los Hermanos, la Fundación de los Hermanos, los Servicios de Seguros de los Hermanos y como personal de la Cooperativa de Crédito de la Iglesia de los Hermanos.
Desde entonces, los miembros superiores del personal de BBT se han reunido con el consultor principal en algunas reuniones más para evaluar las amenazas y los posibles resultados. Esto está llevando a la organización a crear una serie de políticas y procedimientos destinados a hacer que BBT cumpla plenamente con las leyes aplicables y con los más altos estándares comerciales.
Un ejemplo es la necesidad de garantizar que la información confidencial no se deje desatendida en las pantallas de las computadoras, máquinas de fax, impresoras o archivadores que sean accesibles para el personal de otros departamentos u otros más allá del personal de BBT. El espacio de oficina de BBT se configuró dentro de las Oficinas Generales de la Iglesia de los Hermanos en Elgin, Illinois, en un momento en que las normas de privacidad no eran tan estrictas. Ahora que estas regulaciones son mucho más estrictas y directivas, BBT debe evaluar la mejor manera de cumplir con las pautas actuales.
El personal de BBT ha identificado riesgos y está en el proceso de redactar borradores de nuevas políticas y procedimientos, y anticipa la necesidad de realizar cambios en la forma en que se manejan los datos y cambios en la accesibilidad del espacio de oficina. En verdad, los cambios ya han comenzado: el correo electrónico confidencial está encriptado, al igual que los datos en las computadoras portátiles y las tarjetas de memoria; los faxes se están segregando por departamento; las puertas perimetrales están cerradas; y se instalan cámaras de video en áreas clave.
Con problemas de cumplimiento que impregnan el trabajo, BBT está a punto de necesitar un coordinador de iniciativas de cumplimiento. Así, a finales de enero se anunció la creación de un nuevo puesto: director de operaciones y cumplimiento.
¿Por qué la combinación de una posición de cumplimiento con la de un director de operaciones de cartera? Durante los últimos dos años y medio, BBT ha trabajado arduamente para mejorar el servicio al cliente y las ofertas de productos y para fortalecer las relaciones, al mismo tiempo que responde a una crisis económica y la recuperación posterior. Todas estas tareas eran más a corto plazo y reactivas. Ha llegado el momento de trasladar nuestra planificación de lo inmediato al futuro. La planificación y el pensamiento estratégicos, una revisión de las políticas y los procedimientos y una evaluación de todas las posiciones de BBT están en orden.
Como parte del fortalecimiento y crecimiento de los ministerios de BBT, estamos comprometidos en varias otras actividades especiales. Pronto comenzará la búsqueda de un director financiero permanente. Se ha cubierto un puesto de gerente de nivel medio en el departamento de finanzas y se está buscando un programador/mesa de ayuda para el departamento de tecnología de la información. El Grupo de Trabajo del Plan de Pensiones de los Hermanos también se reunió el 25 de febrero en Mechanicsburg, Pensilvania, para considerar formas de fortalecer el plan en las próximas décadas. El portal en línea de la Fundación Brethren continúa con su prueba beta antes de ser lanzado para todos los clientes de la Fundación.
Entre estas iniciativas nuevas y especiales, el personal de BBT continúa apoyando a los miembros, clientes y toda la denominación Church of the Brethren. Gracias por la oportunidad que tenemos de continuar a su servicio.
— Nevin Dulabaum es presidente de Brethren Benefit Trust.
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