Información sobre las instalaciones para conferencias
Información general
¿Cómo se financia la Conferencia Anual?
Actualmente, existen cuatro fuentes principales de ingresos para financiar las operaciones diarias de la oficina de la Conferencia, el Comité Permanente, los comités de estudio y el gran evento anual. Estas son las inscripciones a la Conferencia, el alquiler de espacios para exposiciones, los servicios religiosos y las contribuciones distritales a los miembros. La Conferencia Anual no está autorizada a recaudar fondos de ninguna otra manera. Se espera que la Conferencia Anual sea autosuficiente.
¿Por qué pagamos las cuotas de inscripción a la Conferencia?
Las cuotas de inscripción son la principal fuente de ingresos presupuestados. Estas cuotas cubren gastos como el alquiler de las instalaciones de la Convención, servicios de decoración, sonido, video e iluminación, seguros necesarios, reuniones de planificación del Comité de Programa y Organización y del Comité de Culto, así como comités de estudio organizados por los delegados. En comparación con los costos de inscripción que se pagan en otras conferencias, nuestras cuotas son mínimas para una Conferencia de cinco días. El pago de la cuota de inscripción proporciona una credencial que permite el acceso a los eventos de la Conferencia y facilita cualquier requisito de seguridad. La excepción es que los asistentes al culto no necesitan mostrar su credencial.
¿Por qué es tan cara la Conferencia Anual?
El costo de cada Conferencia depende del costo de las instalaciones y otros servicios principales de los proveedores, como la decoración, el sonido, el video y la iluminación. Planificar un evento de este tamaño requiere dos salas amplias para reuniones y exposiciones, y muchas salas más pequeñas para otros eventos. Los espacios y servicios que pueden satisfacer nuestras necesidades de conferencias son costosos.
Información del delegado
¿Por qué es importante que mi congregación envíe un delegado a la Conferencia Anual?
Enviar un delegado a la Conferencia Anual es la única manera de asegurar que su congregación tenga voz en las decisiones que afectan a toda la iglesia. El cuerpo de delegados de la Conferencia Anual es uno de los niveles más importantes —si no el más importante— de toma de decisiones en la Iglesia de los Hermanos. Cada congregación puede desempeñar un papel fundamental en la Conferencia Anual enviando uno o más delegados. El número de delegados que una congregación puede enviar depende del número de miembros de la misma.
¿Quién puede ser delegado y cuántos delegados tiene nuestra iglesia?
Cada congregación puede elegir a su(s) delegado(s), y todos los delegados deben ser miembros de pleno derecho de la Iglesia de los Hermanos. El pastor de una congregación no automáticamente delegado.
El número de delegados permitidos por congregación se basa en las estadísticas de membresía, según lo informado en el Anuario de la Iglesia de los Hermanos del año anterior. El número permitido es el siguiente:
| Hasta 200 miembros | 1 delegado |
|---|---|
| 201-400 miembros | 2 delegados |
| 401-600 miembros | 3 delegados |
| 601-800 miembros | 4 delegados |
| Más de 801 miembros | 5 delegados |
¿Qué obtienen los delegados y sus congregaciones de la Conferencia Anual?
Los delegados se benefician personalmente de las oportunidades de renovación espiritual, formación continua y crecimiento en la fe. Sus congregaciones se benefician del crecimiento espiritual que sus líderes eclesiásticos pueden compartir con la iglesia. Además de las sesiones de trabajo, cada Conferencia ofrece servicios de adoración diarios, estudios bíblicos, sesiones de capacitación sobre una amplia variedad de temas, grupos de apoyo, comidas comunitarias, una sala de exposiciones con stands y numerosos recursos gratuitos, una librería de Brethren Press y mucho más. Todo esto está abierto a todos los asistentes a la Conferencia. Cada congregación que envíe un delegado también recibirá una copia de las actas de la Conferencia Anual de ese año.
Para aprovechar al máximo el envío de un delegado, la congregación debe reservar tiempo para que esa persona informe después de la Conferencia, de modo que pueda compartir la experiencia con toda la congregación. Para obtener más información sobre cómo enviar un delegado a la Conferencia Anual, comuníquese con la Oficina de la Conferencia por correo electrónico o al 800-323-8039.
¿Se sentarán los delegados en las mesas redondas de la Conferencia?
¡Sí! La excelente acogida que hemos recibido respecto a la posibilidad de sentarse en las mesas redondas significa que ahora los delegados se sentarán en las mesas redondas de la Conferencia Anual. Sin embargo, debido a las limitaciones de espacio en el salón de convenciones, no hay espacio para que los no delegados se sienten en las mesas, por lo que se les asignará un asiento en filas de sillas.
Información sobre las instalaciones para conferencias
¿Por qué no utilizamos más campus universitarios? ¿No son más económicos?
Si bien suelen serlo, también implican un costo y, por lo general, no están diseñados para ofrecer el mismo uso de las instalaciones que los centros de convenciones. Los campus con las instalaciones del tamaño que necesitaríamos a menudo no son compactos, y es probable que los eventos de conferencias se celebren en varios edificios diferentes. Las residencias estudiantiles se encuentran a gran distancia de donde se realizarían las reuniones y, con frecuencia, ofrecen habitaciones individuales compartidas con baños compartidos y sin aire acondicionado. Dependiendo de la ubicación del campus, el transporte público puede ser menos accesible y más costoso.
¿Y qué hay de caminar tanto?
Caminar se convierte en algo habitual al asistir a conferencias de este tamaño. Se puede caminar mucho tanto dentro del centro como hacia y desde los hoteles. El tamaño del centro de convenciones y su distancia a los hoteles es un factor importante que el comité de Programa y Organización debe considerar al elegir la sede.
¿Por qué el personal de la comunidad no puede realizar algunos de los trabajos por los que pagamos? ¿Acaso los voluntarios no pueden montar y desmontar sillas y mesas, y realizar otras tareas?
Los centros de convenciones tienen contratos exclusivos con proveedores para la prestación de servicios dentro de sus instalaciones. La responsabilidad por posibles lesiones es un factor importante a considerar.
¿Por qué los asistentes no pueden traer su propia comida al centro de convenciones, reduciendo así nuestros costos? ¿Por qué son tan altos los precios de las comidas?
Cada centro de convenciones tiene un contrato exclusivo con un proveedor de servicios de alimentación para ofrecer comidas y refrigerios para los eventos que se realizan en sus instalaciones. Como cualquier empresa, tienen gastos que superan con creces el costo de la comida: mantenimiento de las instalaciones, servicios públicos, personal, seguros, etc. El costo de producir una comida para ellos es mucho mayor que el de un pequeño restaurante independiente o una cadena nacional. La Oficina de Conferencias trabaja diligentemente para negociar los mejores precios posibles para las comidas.
¿Por qué debemos sentarnos tan cerca de los que están a ambos lados en la sala de reuniones?
La distribución de asientos en los centros de convenciones está determinada por las normas de seguridad contra incendios y exige que las sillas estén enganchadas una al lado de la otra para formar filas limpias y evitar que se dispersen en caso de evacuación.
Culto, eventos y exhibiciones
¿Cómo se seleccionan los predicadores y músicos para la Conferencia Anual?
El Comité de Programa y Organización recopila los nombres de los Formularios de Evaluación de la Conferencia Anual y de su propio conocimiento del liderazgo de la denominación.
¿Se censuran los mensajes de los oradores en la Conferencia?
No. Los predicadores son informados del tema de la Conferencia y reciben un tema diario, textos bíblicos e instrucciones generales para su servicio religioso. Los manuscritos de los mensajes se entregan a la Oficina de la Conferencia poco antes del evento para que los utilicen quienes realizan la interpretación y los subtítulos.
¿Quién puede exhibir materiales en la sala de exposiciones?
Esta sala se utiliza principalmente para presentar los programas y las agencias de la Iglesia de los Hermanos, así como las organizaciones, grupos, empresas y organizaciones asociadas relacionadas con la Iglesia. En la mayoría de los casos, se exhiben las misiones de la Iglesia de los Hermanos a nivel denominacional. Las exhibiciones deben apoyar los ideales, propósitos y prioridades de la Iglesia de los Hermanos. Cada año, los expositores deben completar una solicitud para obtener la condición de expositores, que incluye un acuerdo de directrices y expectativas, junto con una descripción de su misión y propósito.
¿Cómo se determinan las Sesiones de Capacitación?
Las Sesiones de Capacitación se utilizan para presentar información sobre las misiones y los programas de la denominación. Están patrocinadas principalmente por el ministerio denominacional de la Iglesia de los Hermanos y las tres agencias que rinden cuentas a la Conferencia Anual. Otros grupos pueden buscar el patrocinio de alguna de estas.
Registro
¿Cómo me inscribo en la Conferencia Anual y dónde puedo encontrar más información?
Toda la información y la inscripción anticipada para la Conferencia Anual estarán disponibles en línea en la página principal de la Conferencia Anual. El plazo de inscripción suele abrir a principios de marzo y permanece abierto hasta principios de junio.
Nuestra iglesia necesita cambiar de delegado. ¿Cómo podemos hacerlo?
Una congregación puede cambiar o reemplazar a un delegado registrado enviando una solicitud por escrito por correo electrónico. La solicitud debe indicar el nombre del delegado que se reemplaza, así como el nombre, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico del nuevo delegado. La solicitud debe ser presentada por el pastor, moderador o representante de la iglesia.
Necesito cancelar una inscripción. ¿Cómo puedo hacerlo?
Consulte las Políticas de Cancelación y Reembolso de la Conferencia Anual.
Me registré en línea para la Conferencia Anual y ahora quiero agregar artículos adicionales a mi pedido. ¿Cómo puedo hacerlo?
Después de completar su registro, es posible que necesite realizar una compra adicional, como un boleto para el evento de comida, un folleto de la conferencia, un paquete para el coro, una actividad para su grupo de edad, etc. Vaya al "Modificar registro" en su correo electrónico de confirmación o haga clic aquí. Es posible que deba crear una contraseña para iniciar sesión si aún no lo ha hecho. Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en " Registros de eventos", de la Conferencia Anual de la Iglesia de los Hermanos" en "Detallesy, finalmente, en "Modificar selecciones de registro". En este punto, puede agregar cualquier selección adicional y luego finalizar la compra y pagar.
¿Es necesario inscribir a los niños de secundaria y menores en la Conferencia Anual aunque no paguen la cuota de inscripción?
Sí, la Oficina de la Conferencia exige la inscripción para los niños de secundaria y menores, aunque no hay cuota de inscripción. La inscripción es una medida de seguridad para los niños presentes, por lo que se les entrega una credencial con su nombre y se asegura de que la Oficina de la Conferencia tenga la información de contacto del niño y de sus padres o tutores adultos.
¿La inscripción de un niño a las actividades de su grupo de edad incluye la inscripción a la Conferencia Anual?
No. Todos los niños deben inscribirse primero en la Conferencia Anual. Las actividades de su grupo de edad requieren una inscripción aparte.
Información del hotel
¿Cómo reservo una habitación de hotel para la Conferencia?
Todas las reservas de hotel para la Conferencia Anual se gestionan anualmente a través de un servicio central de reservas, NO a través de los propios hoteles. Una vez inscrito en la Conferencia, recibirá automáticamente un correo electrónico de confirmación con un enlace al sistema de reservas de hotel. Se anima a todos los asistentes a la Conferencia, tanto delegados como no delegados, a reservar habitaciones en el bloque de hoteles de la Conferencia.
¿Por qué reservar en el bloque de hoteles si puedo encontrar una habitación más barata en otro lugar?
Al reservar bloques de habitaciones en ciertos hoteles, la Iglesia de los Hermanos ha podido obtener un descuento en el alquiler de las instalaciones del centro de convenciones. Esto permite a la iglesia conseguir un espacio de reunión lo suficientemente amplio para nuestra Conferencia. Al reservar habitaciones en el bloque de hoteles oficial, cada asistente y delegado de la iglesia contribuye a compartir los gastos generales de la reunión anual.
¿Por qué debo proporcionar una tarjeta de crédito al reservar mi hotel y al registrarme?
Para garantizar su reserva, se le solicitará un número de tarjeta de crédito. No se realizará ningún cargo inmediato, pero si necesita cancelar la habitación, deberá hacerlo con anticipación (generalmente 72 horas antes de su llegada) o se le cobrará el importe de una noche de alojamiento más impuestos.
Al registrarse, se le solicitará una tarjeta de crédito como garantía contra cualquier cargo en el que pueda incurrir, como cargar comidas a su habitación, películas pagas, internet, etc. El hotel quiere estar cubierto en caso de que un huésped incurra en dichos cargos y luego se vaya sin pagar. Es política de todos los hoteles verificar con su compañía de crédito para ver si la tarjeta que les da es válida para el costo total de su estadía. Cuando lo hacen, la tarjeta de crédito lo considerará un cargo potencial y lo retendrá en el límite de crédito de su tarjeta. Si no se realizan cargos, la retención se elimina, generalmente en 2-3 días. NOTA: Si usa una tarjeta de débito para garantizar los cargos, el banco retendrá el efectivo disponible en su cuenta hasta que se elimine la retención.
Otra información
¿Cómo puedo ser voluntario/a de la Conferencia?
Cada año, la Conferencia Anual busca voluntarios para diversas tareas, desde cantar en el coro de la Conferencia hasta ayudar con el registro, la dotación de personal para las actividades de grupos de edad, servir como acomodadores, el recuento de votos y más. Las oportunidades de voluntariado se publican en la página principal de la Conferencia Anual. También puede obtener más información sobre las necesidades de voluntariado en la Oficina de la Conferencia por correo electrónico o llamando al 800-323-8039.
¿Qué debo hacer si conozco a alguien que podría ser un buen candidato para un puesto vacante en la boleta?
Las nominaciones para la Conferencia se reciben cada otoño para los puestos vacantes del año siguiente. El proceso de nominación se realiza en línea en la página principal de la Conferencia Anual y también está disponible en formato impreso (solicite un formulario de nominación impreso a la Oficina de la Conferencia por correo electrónico o al 800-323-8039). Antes de presentar una nominación, tenga a mano el consentimiento de la persona nominada, el cargo vacante en la boleta, su información de contacto y su dirección de correo electrónico.
Asistentes por primera vez
Si va a asistir a la Conferencia Anual por primera vez, consulte nuestra página de información para asistentes por primera vez.