Valor de archivo
El valor archivístico se refiere a la importancia de los materiales con potencial de conservación a largo plazo y futuros fines históricos, legales, culturales o de investigación. Estos materiales suelen proporcionar información, evidencia o documentación a investigadores, académicos y a la comunidad, valiosa para comprender la historia y la evolución de un grupo.
¿Mis materiales pertenecen a los archivos?
¿Los artículos están relacionados con la Iglesia de los Hermanos y son relevantes para su misión?
¿Son los artículos únicos y ofrecen valor administrativo, histórico y de investigación?
¿Podría un investigador buscar estos materiales dentro de 20, 50 o 100 años?
Materiales normalmente aceptados
- Actas, constituciones y reglamentos, correspondencia, declaraciones de políticas, informes y documentos de planificación
- Historias regionales, congregacionales, de edificios y de cementerios
- Materiales publicados que probablemente tengan un alto uso de referencia
- Materiales que documentan opiniones teológicas históricas, casos que tienen un alto grado de interés político inherente y cambios significativos en la vida de una congregación
- Materiales que involucran a personas o eventos importantes, como informes de los medios, álbumes de recortes, diarios, historias orales
- Documentos personales de figuras clave de los Hermanos que documentan investigaciones académicas, publicaciones, sermones, discursos, composición de canciones y actividades creativas relacionadas con la Iglesia de los Hermanos
- Información biográfica como perfiles, obituarios, fotografías profesionales
Materiales que normalmente no se aceptan
- Correspondencia rutinaria con valor temporal o de poco valor para la investigación (volantes distribuidos masivamente en reuniones semanales de la iglesia)
- Materiales comerciales generados externamente, como trabajos de estudiantes, mensajes telefónicos o invitaciones a eventos interreligiosos regulares (a menos que adquieran importancia histórica)
- Registros personales que no pertenecen ni se cruzan con los intereses y actividades de la Iglesia de los Hermanos
- Materiales no identificados (diapositivas, discos, cintas, material estacionario en blanco)
Preparación de materiales para los archivos
¿Desea que sus materiales se exhiban en un espacio muy visible o se conserven y almacenen para su uso futuro?
Por favor, contacte con la BHLA para hablar sobre sus objetivos de almacenamiento de materiales antes de enviar sus artículos. Puede ahorrar mucho tiempo y costos de envío si averigua con antelación si la BHLA ya tiene materiales duplicados, así como si se pueden organizar planes de transporte alternativos. No aceptamos materiales que no estén dentro del alcance de nuestras colecciones. Queremos que sus artículos estén bien cuidados y se exhiban lo mejor posible.
Por favor, etiquete las diapositivas, fotografías y registros con toda la información disponible. La mejor manera de identificar un registro con precisión es en su origen. Quién, Qué, Cuándo y Dónde es la mejor opción: “Fiesta de Amor, Jueves Santo de 1929, granja de Joe Smith en Elm Street 123, Muncie, Indiana”. Incluso etiquetar un sobre con fotos como pertenecientes a un teólogo de los Hermanos en particular y como tomadas en un amplio rango de fechas (como entre 1970 y 1990) puede ser útil si no existe otra información de identificación. Las imágenes sin etiquetar, en particular, ofrecen poco valor para la investigación, ya que no se pueden indexar ni catalogar, y ni las visitas de archivo actuales ni los futuros investigadores pueden identificar a los sujetos en las imágenes a simple vista. Contacte con la BHLA para obtener ayuda.
Por favor, convierta, cuando sea posible, los artículos en formatos tecnológicos obsoletos, como disquetes y casetes de audio, a formatos más actuales y estables, como archivos digitales.