 |
ماذا يعني بالنسبة لمنظمة غير ربحية مثل "صندوق إخوة المنافع" (BBT) أن تكون ملتزمة باللوائح في هذا العصر الذي يشهد تزايداً في التنظيمات، بما في ذلك القوانين الحديثة مثل قانون HIPAA وقانون HITECH اللذين يحميان المعلومات الصحية الشخصية، وقانون حماية المعاشات التقاعدية لعام 2006؟ نحن بصدد اكتشاف ذلك.
في خريف العام الماضي، استعانت شركة BBT بشركة استشارية متخصصة في مساعدة المؤسسات على تقييم احتياجاتها ومخاطرها المتعلقة بالامتثال. وتخضع BBT للعديد من متطلبات الامتثال التي تنظمها قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية. وقد اجتمع جميع موظفي BBT مع ممثلين عن الشركة الاستشارية على مدار يومين للاطلاع على البيانات التي تُدار من خلال خطة معاشات الإخوة، ومؤسسة الإخوة، وخدمات تأمين الإخوة، بالإضافة إلى موظفي اتحاد ائتمان كنيسة الإخوة.
عقد كبار موظفي شركة BBT اجتماعات إضافية مع كبير المستشارين لتقييم المخاطر والنتائج المحتملة. وقد دفع هذا الأمر الشركة إلى وضع عدد من السياسات والإجراءات التي تهدف إلى ضمان امتثال BBT التام للقوانين المعمول بها وأعلى معايير العمل.
من الأمثلة على ذلك ضرورة ضمان عدم ترك المعلومات السرية دون رقابة على شاشات الحاسوب، أو أجهزة الفاكس، أو الطابعات، أو في خزائن الملفات التي يمكن لموظفي الأقسام الأخرى أو غيرهم من خارج فريق عمل BBT الوصول إليها. كانت مساحة مكتب BBT مُهيأة داخل المكاتب العامة لكنيسة الإخوة في إلجين، إلينوي، في وقت لم تكن فيه لوائح الخصوصية صارمة كما هي الآن. أما الآن، وبعد أن أصبحت هذه اللوائح أكثر صرامة وتوجيهًا، يتعين على BBT تقييم أفضل السبل للالتزام بتوجيهات اليوم.
حدد موظفو BBT المخاطر ويعملون حاليًا على صياغة مسودات لسياسات وإجراءات جديدة، ويتوقعون الحاجة إلى إجراء تغييرات في كيفية التعامل مع البيانات، وتغييرات في إمكانية الوصول إلى مساحات المكاتب. في الواقع، بدأت التغييرات بالفعل - يتم تشفير البريد الإلكتروني السري، وكذلك البيانات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر المحمولة ووحدات التخزين المحمولة؛ ويتم فصل أجهزة الفاكس حسب الأقسام؛ ويتم إغلاق الأبواب الخارجية؛ ويتم تركيب كاميرات مراقبة في المناطق الرئيسية.
مع تزايد مشاكل الامتثال في العمل، باتت شركة BBT بحاجة ماسة إلى منسق لمبادرات الامتثال. ولذلك، أُعلن في أواخر يناير عن استحداث منصب جديد - رئيس العمليات ومدير الامتثال.
لماذا الجمع بين منصب مسؤول الامتثال ومهام الرئيس التنفيذي للعمليات؟ على مدار العامين والنصف الماضيين، بذلت شركة BBT جهودًا حثيثة لتحسين خدمة العملاء وعروض المنتجات وتعزيز العلاقات، بالتزامن مع الاستجابة للأزمة الاقتصادية والتعافي اللاحق. كانت جميع هذه المهام قصيرة الأجل وردود فعلية. حان الوقت الآن لنقل تخطيطنا من اللحظة الراهنة إلى المستقبل. بات من الضروري التخطيط الاستراتيجي والتفكير الاستراتيجي، ومراجعة السياسات والإجراءات، وتقييم جميع مناصب BBT.
في إطار تعزيز وتنمية خدمات مؤسسة الإخوة المعمدانية، نشارك في العديد من الأنشطة الخاصة الأخرى. سيبدأ البحث قريبًا عن مدير مالي دائم. وقد تم شغل منصب مدير متوسط المستوى في قسم المالية، ويجري البحث حاليًا عن مبرمج/مساعد دعم فني لقسم تقنية المعلومات. كما اجتمعت فرقة عمل خطة معاشات الإخوة في 25 فبراير في ميكانيكسبيرغ، بنسلفانيا، لبحث سبل تعزيز الخطة لعقود قادمة. ويستمر اختبار البوابة الإلكترونية لمؤسسة الإخوة في مرحلتها التجريبية قبل إطلاقها لجميع عملاء المؤسسة.
من بين هذه المبادرات الجديدة والمميزة، يواصل فريق عمل BBT دعم الأعضاء والعملاء وطائفة كنيسة الإخوة بأكملها. شكرًا لكم على إتاحة الفرصة لنا لمواصلة خدمتكم.
— نيفين دولاباوم هو رئيس صندوق الإحسان التابع لجماعة الإخوة.
تفضل بزيارة الموقع www.brethren.org/Newsline للاشتراك في خدمة الأخبار الإلكترونية المجانية لكنيسة الإخوة وتلقي أخبار الكنيسة كل أسبوعين.